De nieuwe versie van NEN-ISO 10013 ‘Kwaliteitsmanagementsystemen – Richtlijnen voor gedocumenteerde informatie’ is gepubliceerd. Deze versie houdt rekening met de ontwikkelingen die zich sinds de vorige versie hebben voorgedaan.
Met het toepassen van NEN-ISO 10013 wordt het vertrouwen dat de processen worden uitgevoerd als gepland vergroot. Goed gedocumenteerde informatie zorgt ook voor behoud van kennis en ervaringen van de organisatie. Bovendien ondersteunt het de verbetering van producten of diensten van een organisatie.
Context van de gedocumenteerde informatie
Bij het toepassen van NEN-ISO 10013 is het belangrijk om de context van de organisatie te bekijken. Dit is inclusief het wettelijke en regelgevende kader, de behoeften en verwachtingen van belanghebbende partijen, risico's en kansen en de strategische richting van de organisatie. De context bepaalt hoe en wanneer een organisatie plant welke gedocumenteerde informatie te onderhouden en te behouden voor haar kwaliteitsmanagementsysteem. Net zoals de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem een strategische keuze is, geldt dit ook voor de wijze van toepassen van gedocumenteerde informatie.
Gedocumenteerde informatie kan betrekking hebben op alle activiteiten van een organisatie of op een geselecteerd deel daarvan. Het kunnen specifieke vereisten zijn binnen de context van de organisatie zelf, afhankelijk van de aard van producten en diensten, processen. Maar ook contractuele en wettelijke eisen. Het is belangrijk dat de inhoud van de gedocumenteerde informatie voldoet aan de eisen van de normen waaraan de organisatie wil voldoen. Het gaat dan bijvoorbeeld om sectorspecifieke of brancheverenigingseisen, zaken uit andere managementsystemen, tot zelfs specifieke product- of dienstennormen.
Naar een virtuele wereld
Organisaties zijn de afgelopen twee decennia overgestapt van papieren documentatiesystemen naar elektronische media. Deze verandering is weerspiegeld in ISO 9001:2015 en NEN-ISO 10013 voegt hier nu verdere richtlijnen en adviezen aan toe. Bovendien kan de nieuwe norm worden gebruikt ter ondersteuning van de implementatie van andere managementsystemen, zoals milieu- of gezond en veilig werken. Daarbij beveelt de richtlijn niet langer een bepaalde hiërarchie in documentatie aan, maar sluit die aan bij de vele verschillende manieren waarop informatie met behulp van elektronische media kan worden georganiseerd.
Een kwaliteitshandboek wordt niet meer vereist door ISO 9001, maar het kan nog steeds nuttig zijn. Veel sectorspecifieke normen vereisen nog steeds kwaliteitshandboeken en gedocumenteerde procedures.
Bron: NEN